Compliance

CyberTree beschäftigt Unternehmenslobbyist*Innen welcher der Verhaltenskodex für „Verhaltenskodex für verantwortungsvolles Lobbying für Unternehmenslobbyist*Innen“ zugrunde liegt.

1. Geltungsbereich

  • Die Compliance Richtlinie ist gültig für alle Mitarbeiter*Innen von CyberTree. Zweck der Compliance Richtlinie ist die Sicherung des Unternehmens im juristischen und ökonomischen Sinn. Die Richtlinie soll eine Hilfestellung hinsichtlich der Arbeitssicherheit, der Gesundheit der Mitarbeiter*Innen und der Werte der mit uns verbundenen nationalen, sowie internationalen Kund*Innen und Partner*Innen geben.
  • Die Konzeption unserer Compliance Richtlinie ist die Realisierung einer werteorientierten Organisations- und Verhaltenssteuerung durch Selbstverpflichtung und Selbstbindung der Geschäftsführung, der Führungskräfte, sowie der Mitarbeiter*Innen. Das Konzept folgt damit einer werteorientierten Selbststeuerung, deren Glaubwürdigkeit auf der transparenten und kontinuierlichen Kommunikation des Prozesses der Selbstbindung und seiner Maßnahmen nach innen und nach außen basiert.
  • Compliance unterstützt uns somit bei der Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen und der Beibehaltung integren Verhaltens. Dadurch wird Compliance ein natürlicher Bestandteil unserer CyberTree Werte Kultur. Compliance soll geschäftliche Erfolge nicht verhindern, sondern die CyberTree für einen langfristigen Erfolg in allen Beziehungen und Prozessen begleiten und unterstützen. Wir verpflichten uns daher zur Einhaltung aller gültigen Richtlinien.
  • Einige in dieser Richtlinie beschriebenen Punkte finden sich in detaillierter Form in der IT- Administratorenrichtlinie und Benutzerrichtlinie wieder.

2. Zuständigkeiten & Verantwortlichkeiten

  • Für den Inhalt dieser Richtlinie liegt die Verantwortlichkeit beim CEO. Diese wird in Zusammenarbeit mit den Division Managern abgestimmt und festgehalten.

3. Verhaltensgrundsätze

  • Unsere Verhaltensgrundsätze geben eine entsprechende Anleitung und bilden die Erwartungen an unser Handeln ab
3.1. Allgemein gültige Standards unserer Zusammenarbeit
  • Wir fördern und erwarten Eigenverantwortlichkeit und unternehmerisches Handeln. Individuelle Verantwortung und Einbindung von Kolleg*Innen in Vorhaben und Entscheidungsprozesse werden vorausgesetzt.
  • Fehler können/dürfen passieren, sie sind daher offen zu kommunizieren und gemeinsam mit Kolleg*Innen zu korrigieren. (individuelle Verantwortung und Einbindung) Beziehungen zwischen CEO, Division Managern, Kolleg*Innen sind von gegenseitigem Respekt, Offenheit, Ehrlichkeit und vertrauensvoller Zusammenarbeit getragen. Gewalt und Diskriminierung – in welcher Form auch immer (zB auch Mobbing, Bedrohungen, Einschüchterungen, unsachgemäßer Druck, etc.) – wird nicht toleriert. (Gegenseitiger Respekt und Offenheit)
  • Wir behandeln einander gleich und bieten ein Umfeld, in dem jeder seinen Platz findet und sich entfalten kann. Herkunft, Alter, Religion, Rasse, sexuelle Orientierung, Geschlecht, Krankheit etc. führen zu keinem – wie auch immer gearteten – Nachteil und erachten wir die gelebte Diversität als Pflicht und Chance.
  • Wir fördern Vielfalt und Toleranz, da Diversität zu einem Höchstmaß an Produktivität, Kreativität und wirtschaftlichem Erfolg führt. (Chancengleichheit/Diversität)
3.2. Integrität
  • Wir führen Finanz-, Buchhaltungs- und Geschäftsaufzeichnungen, die vollumfänglich und präzise alle Transaktionen und Geschäfte, an denen wir beteiligt sind, widerspiegeln und die den geltenden Gesetzen, Bilanzierungsgrundsätzen, Richtlinien und Praktiken entsprechen. (Standards für Rechnungslegung und Berichtswesen)
  • Wir arbeiten ständig an der Verbesserung unserer Strukturen, Abläufe, Produkte, Ideen, etc. Die Weiterbildung von Kolleg*Innen wird daher gefördert und erwartet. (Qualität)
  • Wir treffen Entscheidungen ausschließlich im besten Interesse des Unternehmens. Interessenskonflikten im Zusammenhang mit persönlichen Angelegenheiten oder anderen geschäftlichen oder nicht-geschäftlichen Tätigkeiten, einschließlich der von Verwandten oder anderen nahestehenden Personen, wird ethisch einwandfrei entgegnet. Konflikte sind offen und transparent zu behandeln. (Interessenskonflikte)
  • Wir halten uns an Gesetze sowie sonstige interne und externe Vorschriften, Richtlinien, Standards. Festgestelltes Fehlverhalten legen wir offen.
  • Wir verpflichten uns den Prinzipien des fairen Wettbewerbs. Korruption, Bestechung und Kartellabsprachen sind keine Mittel, um Projekte zu realisieren. Wir lehnen jegliche Form der Gewährung von Zugeständnissen oder Vorteilen ab, die gegen das allgemeine Verständnis der Rechtschaffenheit verstoßen. Siehe Vermeidung zur Wirtschaftskriminalität.
  • Ungesetzliche Handlungen sind – in welcher Form auch immer – zu unterlassen. Hierbei ist es völlig unerheblich, ob sich diese Handlungen gegen Kolleg*Innen, Partner, Dritte oder die CyberTree richten (zB Untreue, Veruntreuung, Betrug, Konkursverschleppung, etc.). In diesem Zusammenhang ist festzuhalten, dass auch „Unterlassen“ in manchen Fällen gesetz- und rechtswidrig sein kann.
  • Geschenkvergabe und -annahme erfolgt im Rahmen unserer Vorgaben. Siehe Vermeidung zur Wirtschaftskriminalität.
  • Die private Nutzung von Unternehmenseigentum (zB Arbeitsleistungen, Ausrüstung, Betriebs- und Hilfsstoffe, Gebäude, etc.) ist – sofern nicht gesondert abweichend geregelt – verboten. Jede/r ist zu sorgsamen und sachgerechtem Umgang mit Unternehmenseigentum verpflichtet und meldet unverzüglich Schäden jedweder Art bzw. Verlust.
  • Wir sind zum Schutz unseres Unternehmenserfolges verpflichtet, jedwede Information sowie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Verwendung durch Dritte zu schützen. (Schutz geistigen Eigentums)
  • Wir verpflichten uns zu einem vertrauensvollen und sorgsamen Umgang mit persönlichen Daten natürlicher Personen. Jede/jeder Mitarbeiter*In ist verpflichtet, den Schutz personenbezogener Daten zu wahren und an entsprechenden Schulungen teilzunehmen.

4. Orientierung

  • Jede/r Mitarbeiter*In hat sich entsprechend den CyberTree Grundsätzen zu verhalten und ihr/sein Tun/Unterlassen eigenverantwortlich – hinsichtlich der Übereinstimmung mit unseren Grundsätzen und Werten – zu überprüfen:
  • Ist meine Handlung (Tun/Unterlassen) oder meine Entscheidung legal?
  • Entspricht meine Handlung (Tun/Unterlassen) oder meine Entscheidung unseren Grundsätzen?
  • Ist meine Handlung (Tun/Unterlassen) oder meine Entscheidung frei von persönlich motivierten Interessen?
  • Hält meine Handlung (Tun/Unterlassen) oder meine Entscheidung einer öffentlichen/gerichtlichen Prüfung stand?
  • Schützt meine Handlung (Tun/Unterlassen) oder meine Entscheidung den Ruf der CyberTree als Unternehmen?
  • Können diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, dann ist mit großer Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass kein Verstoß gegen Verhaltensgrundsätze vorliegt.
  • Bestehen Zweifel an der Korrektheit der eigenen Handlung/der Handlung anderer, ist jeder Mitarbeiter*In verpflichtet, sich mit dem zuständigen Devision Manager, oder dem CEO in Verbindung zu setzen.
  • Devision Manager sind verpflichtet, gemeldete oder festgestellte Compliance-Verstöße unmittelbar dem CEO zu melden.

5. Wofür wir als Unternehmen stehen?

5.1. Kund*Innenzufriedenheit
  • Nur zufriedene Kund*Innen sind Partner*Innen für Folgeaufträge und Weiterentwicklungen. Verlässlichkeit bezüglich Qualität und zugesagtem Liefertermin muss für uns selbstverständlich sein. Durch detaillierte Projektplanung und konsequente Terminverfolgung, sowie Einhaltung der vereinbarten Qualitätsstandards durch alle eigenverantwortlich handelnden Mitarbeiter*Innen sollen den Kund*Innen hochwertige und fehlerfreie Lösungen übergeben werden, sowie eine hohe Qualität in der Leistungserbringung sichergestellt werden.
5.2. Schutz der Mitarbeiter*Innen
  • Die Einhaltung der in Österreich und im jeweiligen Land des Arbeitseinsatzes geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften ist für uns wichtig. Diskriminierungen aufgrund von ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit oder Geschlecht haben im bei CyberTree keinen Platz.
5.3. AbsicherungdesUnternehmens
  • Die Stabilität des Unternehmens steht im Interesse aller Interessenspartner*Innen des Unternehmens. Ein notwendiger Deckungsbeitrag soll bei der Realisierung jedes einzelnen Projekts, sowie bei Betreuungsverträgen erwirtschaftet werden. Die Verantwortlichkeit trifft Presales, Sales, Projektumsetzung, Beschaffung, Projektmanagement, Operations und Fakturierung in gleicher Weise. Auch eine faire und partnerschaftliche Mitwirkung von externen Dienstleister*Innen, Lieferant*Innen und Kund*Innen ist zur Erreichung dieses Ziels erforderlich.
5.4. Beziehungen zu Lieferant*Innen
  • Eine aktive und auf Vertrauen basierende Zusammenarbeit mit unseren Lieferant*Innen soll gewährleisten, dass deren Waren unseren Qualitätserwartungen und denen unserer Kund*Innen entsprechen. Eine ständige Bewertung der Leistung unserer Lieferant*Innen soll uns einen objektiven Überblick verschaffen.

6. Werteorientierung

6.1. Wertemanagementsystem und Verhaltenskodex
  • Bei unserer Qualitätssicherung orientieren wir uns an den Anforderungen der Norm ISO 9001:2015. In unserer Compliance Richtlinie legen wir vor allem fest, wie wir arbeiten wollen. (Wertorientierung) Unsere Werte sind Bestandteil der Unternehmenskultur, welche wir mit der Gesellschaft, unseren Kund*Innen, Lieferant*Innen, Dienstleister*Innen, Berater*Innen, Behörden, Nachbarn und Mitbewerber*Innen im Markt, nicht nur teilen, sondern auch weiterentwickeln. Sie sind die Basis für unsere Entscheidungen und unser Handeln. Diese Werte sind so aufeinander abgestimmt, dass sie eine spezifische Identität und Orientierung für unsere Entscheidungen liefern.
6.2. Ethische Werte
  • Unsere moralisch ethischen Werte sind Integrität, Fairness, Ehrlichkeit, Vertragstreue und unser hohes Verantwortungsbewusstsein bei unseren Handlungen und Entscheidungen. Diese Werte stehen für die Verlässlichkeit, unsere Zusagen und eingegangenen Verpflichtungen einzuhalten und zur höchsten Zufriedenheit für alle Beteiligten zu erfüllen. Jeder Mitarbeiter*In zeichnet sich durch Handschlags Qualität aus.
6.3. Kooperationswerte
  • Zu diesen Werten zählt die Loyalität gegenüber unseren Kund*Innen, Lieferant*Innen, Partner*Innen und unseren Mitarbeite*Innen. Dazu zählen ein gemeinsamer Teamgeist, ein von Toleranz geprägtes Konfliktmanagement bei Meinungsverschiedenheit und eine Offenheit für die Wünsche und Anliegen unserer Kund*Innen und Partner*Innen.
6.4. Leistungswerte
  • Unsere Produkte und Dienstleistungen entwickeln wir zum Nutzen unserer Kund*Innen unter Einhaltung hoher Sicherheits- und Qualitätsstandards und berücksichtigen die ökonomische, wie auch die ökologische Komponente. Dabei können wir uns auf die Kompetenz, Leistungsbereitschaft, Flexibilität, Kreativität und der Innovationsorientierung des gesamten Teams verlassen. Um diese ständig zu verbessern, hat sich das CyberTree Team zu einer hohen Lernbereitschaft verpflichtet.
6.5. Kommunikationswerte
  • Zu unseren Kommunikationswerten zählen die gegenseitige Wertschätzung, die Offenheit und die Transparenz unserer Entscheidungen und unseres Handelns. Dies sehen wir als einen wichtigen Teil der Verständigung mit unseren Kund*Innen und Partner*Innen im Sinne eines positiven teilnehmenden Miteinanders. Gemeinschaftlich gelebte Werte sind uns wichtig.
6.6. Anwendungsbereich
  • Unsere Compliance Richtlinie bezieht sich auf alle Bereiche des Unternehmens und der Unternehmensführung.
6.7. Vollständigkeit
  • Die Compliance Richtlinie ist umfassend konzipiert und integrativ angelegt, sowohl im Hinblick auf ihren Anwendungsbereich als auch im Hinblick auf deren Zusammenspiel.
6.8. Verhaltenskodex und Werteorientierung
  • Compliance dient der Sicherstellung konformen Verhaltens und der formalen Ausführung, Umsetzung und Einhaltung der firmeneigenen Leitlinien und Verhaltens- und Verfahrensgrundsätze. Legalität im Sinne der Gesetzestreue und Konformität sind daher ihre bestimmenden Merkmale. Unsere gemeinsamen Werte bestimmen die Identität unserer Organisation und den Geist unseres verantwortungsbewussten Handelns. Identifikation und Orientierung sind daher ihre Merkmale.
6.9. Entwicklungsorientierung
  • Unsere Compliance Richtlinie unterliegt der ständigen Weiterentwicklung, da diese ein dynamisches System darstellt.
6.10. Nachhaltigkeit
  • Zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit werden CEO, Division Manager und Mitarbeiter*Innen kontinuierlich daran arbeiten, Problemstellungen zu erkennen, daraus zu lernen und Lösungen zu erarbeiten. Wünschenswert ist eine aktive Mitwirkung aller Mitglieder des CyberTree Teams.
6.11. Verantwortung
  • Die Verantwortung für unsere Compliance Richtlinie obliegt dem CEO und den Devision Managern des Unternehmens. Diese sind verantwortlich für eine kontinuierliche Kommunikation der Grundwerte und Leitlinien nach innen und außen, sowie für die Umsetzung dieser.
6.12. Bewertung und Nachweis der Umsetzung
  • Einmal jährlich wird das Konzept der Selbstbindung und Selbststeuerung, sowie der Stand der Wirksamkeit, der Umsetzung und der Weiterentwicklung bewertet. Unsere Unternehmensleitlinien, unsere Werte und unser Verhaltenskodex im Rahmen unseres Konzeptes zum Wertemanagement sind eine solide Basis für eine zukunftsorientierte, kundenorientierte Unternehmensvision des verantwortungs- bewussten Handelns aller Mitarbeiter*Innen im Unternehmen.
  • „Unser gemeinsames Interesse ist es, eine von Respekt getragene positive Arbeitsatmosphäre und sichere, sowie von Lernbereitschaft geprägte Arbeitsumgebung zu schaffen.“

7. Verhaltenskodex

7.1. Gemeinsames positives verantwortungsvolles Verhalten
  • Die nachfolgenden Regeln und Richtlinien helfen uns, ein positives, wertschätzendes und respektvolles Miteinander zu gewährleisten. Im Vordergrund stehen dabei der Gesundheits- und Arbeitsschutz, unsere persönliche Vielfalt, ein bedrohungs- und diskriminierungsfreies Miteinander, sowie die gegenseitige persönliche Verantwortung.
7.2. Gesundheit und Arbeitsschutz
  • Einen wichtigen Stellenwert nehmen der Gesundheits-, Hygiene- und der Arbeitsschutz ein. Wir beachten alle diesbezüglichen Sicherheitsvorschriften und Gesetze an unserem Standort. Unser Ziel ist die Vermeidung von Arbeitsunfällen, Gesundheitsschäden und durch mangelhafte Hygiene auftretende Krankheiten. Wir achten bei unserer Tätigkeit auch auf unsere Kolleg*Innen, sowie auf die Mitarbeiter*Innen unserer Kund*Innen und Lieferant*Innen. Dies gilt für alle Besucher*Innen und Dienstleister*Innen unseres Unternehmens. Wir unterstützen die Arbeit unserer externen Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.
7.3. Verbot von Alkohol und Drogen
  • Es besteht, auch mit Hinweis auf die gültigen Gesetze und den Arbeitsschutz, ein grundsätzliches Verbot des Konsums oder der Einnahme von Drogen am Arbeitsplatz und in sämtlichen Büroräumlichkeiten.
  • Dieses Verbot gilt für alle Mitarbeiter*Innen ebenfalls auf dem Gelände von Kund*Innen, bei der Ausübung Ihrer Tätigkeiten oder im Serviceeinsatz, sowie bei Terminen auf dem Gelände unserer Lieferant*Innen. Das Verbot gilt sowohl für die Arbeitszeit, als auch für die Pausen. Ferner ist es auch nicht gestattet, alkoholisiert oder unter Drogen stehend am Arbeitsplatz zu erscheinen.
  • Die Einnahme von Medikamenten, welche die Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz einschränken und damit eine Gefährdung darstellen, sind dem Unternehmen bzw. der zuständigen Sicherheitsfachkraft anzuzeigen. Dazu ist die entsprechende Packungsbeilage des Medikamentes vorzulegen. Die Sicherheitsfachkraft entscheidet dann mit der Geschäftsführung zusammen über den Einsatz am jeweiligen Arbeitsplatz bzw. über einen Einsatz an einem alternativen Arbeitsplatz ohne Gefährdung.
  • Eine Ausnahme zum Alkoholkonsum im Unternehmen kann die Geschäftsleitung bei Betriebsfeiern oder anderen Veranstaltungen erteilen. Jede/jeder Mitarbeiter*In muss sich in diesem Fall eigenverantwortlich eine Fahrgelegenheit organisieren bzw. den Alkoholkonsum entsprechend den gesetzlichen Vorschriften einschränken, wenn sie bzw. er selbst ein Auto fährt.
7.4. Wertschätzender respektvoller Umgang miteinander, frei von Diskriminierung
  • Ausnahmslos pflegen wir im Unternehmen einen wertschätzenden und respektvollen Umgang miteinander. Wir akzeptieren, dass wir alle eine andere Persönlichkeit haben und aus verschiedenen Verhältnissen kommen, sowie einen unterschiedlichen kulturellen Hintergrund aufweisen können.
  • Wir respektieren auch unterschiedliche Meinungen, Ansichten und Erfahrungen. Wir sehen diese als Chance auf dem Weg zu besseren Lösungen in unserem Miteinander und für unsere Produkte und Dienstleistungen, zum Nutzen unserer Kund*Innen und Partner*Innen.
  • Deshalb lehnen wir jegliche Art der Diskriminierung, sei es aus Gründen des Geschlechtes, der Rasse, der ethnischen Herkunft, der Religion und Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität strikt ab. Wir fördern die Vielfalt in unseren globalen Geschäftsaktivitäten und in unserem Unternehmen.
7.5. Keine Akzeptanz von Bedrohungen und Gewalt am Arbeitsplatz
  • Wir akzeptieren keinerlei Gewalt oder Androhung von Gewalt, kein bedrohliches aggressives Verhalten am Arbeitsplatz in Form von visuellen Gesten, verbalen Beleidigungen, Pöbeleien oder non- verbalen Abwertungen durch Mimik und Gestik.
  • Genauso wenig tolerieren wir jegliche Art des Mobbings oder des Einschüchterns von Mitarbeiter*Innen, von Kolleg*innen untereinander, das Beschädigen des Eigentums von Mitarbeiter*Innen bzw. deren anvertrauten Betriebsmittel.
  • Gegen sexuelle Übergriffe schreiten wir ein.
7.6. Persönlichkeitsrecht im Datenschutz
  • Zum Schutz der Privatsphäre der CyberTree Mitarbeiter*Innen zählt auch der Schutz personenbezogener Daten. Es werden ausschließlich nur die Daten erfasst, die für betriebliche Aufgaben benötigt bzw. gesetzlich erforderlich sind. Der Zugang zu diesen Daten beschränkt sich nur auf die Mitarbeiter*Innen, die diese für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen wie z. Bsp. die Personalabteilung.
  • Die Mitarbeiter*Innen, welche einen Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind auch im Datenschutzgesetz unterwiesen und gehen sorgfältig mit diesen Daten um. Sie stellen sicher, dass diese Daten nicht verloren gehen, veröffentlicht oder von Dritten missbraucht werden. Für die Fragen zum Datenschutz steht unsere Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.
  • Mitarbeiter*Innen sind angehalten, firmenbezogene Passwörter zu schützen und diese nicht öffentlich einsichtig zu notieren.
  • „Wir beachten den Datenschutz im Rahmen der Persönlichkeitsrechte unserer Mitarbeiter*Innen.“
7.7. Engagement in Politik und Gesellschaft
  • Unsere Mitarbeiter*Innen und Division Manager sollen Kolleg*Innen nicht dessen politischen, gesellschaftlichen oder religiösen Ansichten aufzwingen. Insofern ist die Verteilung von politischem Informationsmaterial oder die Werbung für politische Kandidat*Innen im Unternehmen nicht erlaubt. Ferner darf auch kein/keine Mitarbeiter*In im Namen unseres Unternehmens an politische Parteien oder Organisationen spenden oder teilnehmen.
7.8. Die persönliche Verantwortung der bzw. des Einzelnen
  • Für die Einhaltung der Regeln und Richtlinien am Arbeitsplatz ist jede/jeder einzelne Mitarbeiter*In selbst verantwortlich, wobei der CEO und die Division Manager zusätzlich weitere gesetzliche Auflagen hinsichtlich der Einhaltung der Regeln und Richtlinien obliegen.
  • Unsere Regeln und Richtlinien gelten auch immer dort, wo wir als CyberTree Mitarbeiter*In entweder bei der Projektumsetzung, auf Geschäftsreisen, bei Kund*Innen, bei Behörden oder an anderen gesellschaftlichen Anlässen als Repräsentant*In von CyberTree teilnehmen.
  • Unser Erscheinungsbild, unser Verhalten und unsere Handlungen sind grundsätzlich wertschätzend, respektvoll, ehrlich und verantwortungsbewusst. Wenn in sozialen Netzwerken Bezug zum Unternehmen CyberTree genommen wird, sollten unsere Regeln und Richtlinien eingehalten werden, um den positiven Ruf, den CyberTree genießt, weiter zu festigen.
7.9. Beziehungen zur Stadt & zu Nachbar*Innen
  • Unser wertschätzendes und respektvolles Verhalten bezieht sich auch auf unsere Büro- und Grundstücksnachbar*Innen. Wir achten strengstens auf die Einhaltung der behördlichen Auflagen zum Schutze unserer Nachbar*Innen, sowie auf die geltenden Vorschriften der Stadt Linz.
7.10. Nachhaltigkeit & Umweltschutz
  • Entsprechend unserem Unternehmensleitbild ist nachhaltige Entwicklung und Umweltschutz bei CyberTree Programm. Wir gehen sparsam mit Energien um und vermeiden Abfälle. Wir halten unsere Büros auf dem Stand der geltenden Umweltschutzbestimmungen und Gesetze.
7.11. Schutz des Unternehmenseigentums vor missbräuchlicher Nutzung & Verlust
  • Für unsere Mitarbeiter*Innen gilt, dass mit dem Eigentum des Unternehmens pfleglich umgegangen und dieses vor Beschädigung, Verlust, Diebstahl oder missbräuchliche Verwendung geschützt wird. Verschwendungen jeglicher Art sollen, auch im Sinne des Umweltschutzes, verhindert werden. Das betrifft sowohl das Gebäude, Firmenautos, die Gemeinschaftsbereiche und deren Einrichtungen, wie auch Maschinen, Werkzeuge, Computer, Mobiltelefone, Fahrzeuge und Material.
  • Zu beachten ist dies auch für Beistellungen von Kund*Innen oder Lieferant*Innen.
  • Die zur geschäftsmäßigen Nutzung zur Verfügung gestellten firmeneigenen Computer, Mobiltelefone und Informationssysteme inklusive der Software dürfen ausschließlich für Firmenzwecke genutzt werden. Das Surfen im Internet auf Seiten mit unangemessenen oder gesetzwidrigen Inhalten ist auf Firmencomputern bzw. Firmentelefonen untersagt. Dies gilt auch für das Verteilen und Speichern derartiger Inhalte. Die Achtsamkeit bezieht sich auch auf sensible Daten, welche auf unseren Computern oder Mobiltelefonen gespeichert sein können, weswegen diese vor Verlust geschützt werden müssen. Ein Verlust bzw. Diebstahl ist daher umgehend dem CEO und den Devision Managern zu melden.
7.12. Umgang mit Geldmitteln & Kreditkarten des Unternehmens
  • Unsere Mitarbeiter*innen und Division Managern verwenden Geldmittel oder Kreditkarten des Unternehmens niemals ohne eine entsprechende Genehmigung oder nur im Rahmen der ihnen gewährten Freigabe. Die Verwendung von Unternehmensmitteln für unethische Zwecke jeglicher Art ist verboten. Firmenkreditkarten dürfen nicht für unternehmensfremde Ausgaben verwendet werden.
  • „Unternehmensmittel dürfen nicht für unethische Zwecke verwendet werden.“
7.13. Kommunikation im Außen Verhältnis
  • Wir achten bei unseren Auskünften streng darauf, dass Geheimhaltungsvereinbarungen mit Kund*Innen, Lieferant*Innen und unseren Partner*Innen eingehalten werden. Über unsere Mitarbeiter*Innen geben wir zu deren Schutz und ohne deren Zustimmung keine Informationen weiter.
7.14. Schutz des geistigen Eigentums & der kreativen Leistung
  • Wir sind stolz auf unsere eigene kreative Leistung bei der Entwicklung innovativer Lösungen und Produkte für unsere Kund*Innen. Daher schützen wir die dabei entstandenen Ideen, die realisierten Lösungen und Innovationen.
7.15. Vertrauliche Informationen & Verpflichtung zur Verschwiegenheit
  • Eine Reihe interner Informationen sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich und gelten als Betriebsgeheimnis und sind in diesem Sinne als vertraulich einzustufen. Dazu zählen z. Bsp. Geschäftspläne, Markt- und Preisstrategien, unsere Vereinbarungen mit Kund*Innen, Lieferant*Innen, Dienstleister*Innen und anderen Partner*Innen, neue Entwicklungen, Erfindungen, Muster und neue Produkte. Grundsätzlich sind sämtliche Informationen als Vertraulich einzustufen und sind durch entsprechende Maßnahmen zu schützen. Zusätzlich kann noch durch Kennzeichnung vertraulicher Dokumente mit dem eindeutigen Hinweis „Vertraulich“ erreicht werden, dass damit für jede bzw. jeden erkenntlich ist, nach welchen Richtlinien mit dem Dokument umzugehen ist.
  • Dokumente und deren Inhalt dürfen nur zweckgebunden verwendet werden. Der Zugang auf Informationen gegenüber Dritten ist nur bei einem berechtigten Interesse erlaubt. Vor Einsicht in Dokumente muss eine Geheimhaltungsvereinbarung abgeschlossen werden. Dokumente sind verschlossen aufzubewahren, Dateien mit entsprechenden Passwörtern zu schützen. Bei der Entsorgung von Dokumenten sind diese unwiederbringlich zu vernichten.
7.16. Schutz des geistigen Eigentums
  • Die geistigen Leistungen unserer Mitarbeiter*Innen und deren positiven Arbeitsergebnisse sind nicht nur Eigentum des Unternehmens, sondern bedürfen auch des besonderen Schutzes. Wir schützen Markennamen, Urheberrechte, Erfindungen, Patente, Software und Betriebsgeheimnisse. Dritte dürfen unsere geschützten geistigen Leistungen ohne unsere ausdrückliche schriftliche Genehmigung nicht nutzen. Wir respektieren deshalb auch die geistigen Leistungen unserer Kund*Innen, Lieferant*Innen, Dienstleister*Innen, Mitbewerber*Innen, sowie Partner*Innen und nutzen diese nur in Abstimmung mit diesen und dem Vorliegen einer entsprechenden Nutzungsvereinbarung.
7.17. Wahrung der Vertraulichkeit in E-Mails, im Internet & in sozialen Medien
  • Auch im E-Mail Geschäftsverkehr gelten die Regeln der Vertraulichkeit. Bei der Formulierung von E- Mails verhalten wir uns wertschätzend und respektvoll. Bei der Nutzung der IT-Systeme berücksichtigen wir das geistige Eigentum und nutzen dieses nur, wenn eine Lizenz oder eine entsprechende Nutzungserlaubnis vorhanden ist.
  • Daher dürfen jegliche Art von Software und Shareware nur durch den CTO oder mit dessen Genehmigung auf dem jeweiligen Computer installiert werden. Im Rahmen von sensiblen Daten (Art. 9 DSGVO) sind diese vor Übermittlung mit geeigneten kryptographischen Vorkehrungen abzusichern (Verschlüsselung). Näheres dazu in der Benutzerrichtlinie.
7.18. Aufbewahrungspflicht von geschäftlichen Unterlagen
  • Der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist Folge zu tragen. Es ist untersagt, aufbewahrungspflichtige Dokumente, Dateien, gespeicherte Daten usw. nachträglich zu ändern, da diese im Originalzustand verbleiben müssen.
7.19. Vollständige Integrität durch Einhaltung der Gesetze
  • Wir halten uns bei unseren Geschäften an die nationalen Gesetze und internationale Bestimmungen. Gesetzestreue ist eine Selbstverpflichtung und Selbstverständlichkeit für und unsere Mitarbeiter*Innen.
7.20. Internationales Handelsrecht & Ausfuhrkontrolle
  • Unsere Exporte bzw. Importe unterliegen Zoll- und Handelsgesetzen. Neben dem Erfordernis, die jeweiligen Vorschriften und Gesetze zu kennen, es ist auch notwendig alle Import-/Exportgeschäfte sowie Reexporte für spätere Nachweise vollständig und richtig zu dokumentieren. Dazu zählen z. B. Verträge, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege. Diese Aufgaben werden gesondert von einem Beauftragten für Zoll, Transport und Spedition überwacht. Zusätzlich werden alle Vertragsabschlüsse von der Geschäftsführung auf die Einhaltung gültiger Gesetze und unserer Werte geprüft.
7.21. Besondere Achtsamkeit bei Auftraggeber*Innen der öffentlichen Hand
  • Bei Geschäften und der Zusammenarbeit mit Auftraggeber*Innen der öffentlichen Hand ist zu beachten, dass über die normalen gesetzlichen Vorschriften weitere Vorschriften zum Tragen kommen. Deshalb ist hier eine besondere Achtsamkeit und Kenntnis der jeweiligen Vorschriften erforderlich.
7.22. Regeln des unlauteren Wettbewerbs
  • Das Kartellrecht schützt nicht nur unsere Kund*Innen, sondern auch uns vor unlauterem Wettbewerb. Wir beteiligen uns deshalb nicht an Preisabsprachen und stimmen auch keine Preisstrategien mit Mitbewerber*Innen ab. Wir unterlassen es, mit Mitbewerber*Innen Märkte oder Kund*Innen aufzuteilen. Alle Mitarbeiter*Innen, Führungskräfte und die Geschäftsleitung beachten eine besondere Vorsicht auf Messen, bei Kundenveranstaltungen oder bei Gesprächen in Verbänden.
7.23. Bekämpfung von Korruption & Bestechung
  • Wir unterstützen die Bekämpfung von Bestechung und Korruption, weil nur so ein fairer Wettbewerb zum Nutzen unserer Kund*Innen und auch zu unserem Nutze möglich ist. Die Einhaltung des Antikorruptionsgesetzes ist für unsere Mitarbeiter*Innen eine Selbstverpflichtung als gesetzestreue Bürger*Innen.
  • Wir tätigen deshalb auch keine unzulässigen Zahlungen und geben auch keine entsprechenden Zahlungsversprechungen ab. Dies gilt gegenüber Beamt*Innen im öffentlichen Dienst, sowie gegenüber unseren Kund*Innen, deren Mitarbeiter*Innen, Lieferant*Innen und Partner*Innen. Auch gilt, dass wir keine Wertgegenstände an Beamt*Innen, Kund*Innen und deren Mitarbeiter*Innen, unsere Lieferant*Innen und Partner*Innen, mit der Zielsetzung übergeben einen Auftrag zu erhalten, zur Beeinflussung von Behörden oder geschäftlichen Entscheidungen, zur Aufrechterhaltung einer Geschäftsbeziehung oder zur Verschaffung eines billigen Vorteils. Unsere Lieferant*Innen, Vertriebspartner*Innen, Dienstleister*Innen, Spediteur*Innen, Berater*Innen und Partner*Innen sind deshalb aufgefordert, wenn Sie im Namen unseres Unternehmens tätig sind, sich ebenfalls an die Antikorruptionsgesetze zu halten.
7.24. Arbeits- & Tarifrecht
  • Wir halten uns an die Gesetze des Arbeitsrechtes, bzw. an die Vorschriften des Kollektivvertrages und halten die ordnungsgemäße Bezahlung unserer Mitarbeiter*Innen und die Vorschriften zur Arbeitszeitregelung ein.
  • Diese Gesetze und Vorschriften gelten auch, wenn unsere Mitarbeiter*Innen außerhalb Österreichs für uns tätig sind. Dafür ist es erforderlich die täglichen Arbeitszeiten in unserem Zeiterfassungssystem zu dokumentieren. Unsere Compliance Richtlinie ist nur eine Momentaufnahme und kann deshalb nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erheben, zumal sich Wertvorstellungen, Gesetze und Normen auch weiterentwickeln. Daher ist dieses Wertemanagement immer wieder auf seine Aktualität zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen oder anzupassen.
  • Wir ersuchen unsere Mitarbeiter*Innen bei Beobachtungen, die darauf schließen lassen, dass absichtlich gegen unsere Richtlinien oder gegen Gesetze, Normen und Vorschriften zum Nachteil des Unternehmens und dessen Mitarbeiter*Innen verstoßen wird, sich umgehend an den Devision Manager oder an den CEO zu wenden. Wer dem Unternehmen schadet, schadet auch seinen Kolleg*Innen, weil sie bzw. er mit einem solchen Verhalten die Arbeitsplätze in Gefahr bringt. Für Fehlverhalten kann das Unternehmen mit empfindlichen Geldstrafen belegt werden und es droht eine Rufschädigung bzw. Existenzgefährdung.
  • „Selbstverpflichtung zur Einhaltung ideologiefreien ethischen und moralischen Verhaltens.“
  • Unsere Selbstverpflichtung zu einem ethischen und moralischen Geschäftsgebaren ist gekennzeichnet von Aufrichtigkeit, einem fairen und wertschätzenden Verhalten gegenüber unseren Kund*Innen, Lieferant*Innen, Vertriebspartner*Innen, Mitbewerber*Innen, Behörden und anderen Personen. Dieses Verhalten bezieht sich auf unsere Aktivitäten sowohl innerhalb, als auch außerhalb des Unternehmens. Wir pflegen deshalb eine wertschätzende Kommunikation auf der Basis von Offenheit und Ehrlichkeit. Unsere Entscheidungen, sowie unser Handeln, unter konsequenter Beachtung und Einhaltung aller Gesetze, sind für alle transparent. An diese Grundsätze und deren Einhaltung fühlen wir uns gebunden und bringen dies in unserer Compliance Richtlinie zum Ausdruck.
7.25. Anwendung unserer Selbstverpflichtung & Selbstbindung auf unsere Lieferant*Innen, Dienstleister*Innen & Vertretungen
  • Bei der Auswahl unserer Lieferant*Innen und Dienstleister*Innen legen wir den gleichen Maßstab für ethisches und gesetzestreues Verhalten wie für uns selbst an, im Sinne unserer Selbstverpflichtung und Selbstbindung. Wir achten nicht nur auf deren Leistungen und deren Servicequalität, sondern auch auf deren Reputation als faire, aufrichtige und wertschätzende Unternehmen im Markt.
  • In unserer Lieferanten- und Dienstleisterbewertung, sowie bei deren Auswahl, berücksichtigen wir eine Reihe von ethischen Kriterien und Grundsätzen, die erfüllt sein müssen, damit wir im Sinne unserer Kund*Innen eine Geschäftsbeziehung mit diesen Lieferant*Innen oder Dienstleister*Innen eingehen.
  • „Volle Integrität gilt für uns und unsere Partner zum Schutze und zum Nutzen unsere Kund*Innen.“
7.26. Geschenke & Bewirtung
  • Kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungen im Sinne der gegenseitigen Wertschätzung, im Rahmen der kulturellen Tradition oder mit dem Ziel des Erreichens von Wohlwollen in der Geschäftsbeziehung werden häufig Kund*Innen, Zulieferern oder anderen Partner*Innen gewährt, oder von diesen angenommen. Diese Aufmerksamkeiten des üblichen freundschaftlichen Geschäftsverkehrs bleiben immer in einem kleinen Rahmen mit geringem Wert wie z. Bsp. bei Messeartikeln, und haben keine Einflussnahme auf unsere Geschäftsgebarung und Unabhängigkeit.
  • Unsere Mitarbeiter*Innen und deren Familienmitglieder nehmen kein Bargeld oder bargeldähnliche Geschenke (beispielsweise Geschenkgutscheine oder ähnliches) an.
  • Zu beachten ist auch, dass geschäftliche Aufmerksamkeiten in einer Reihe von Ländern (Österreich, Schweiz, EU) gesetzlich verboten sind. Das Verbot bezieht sich in der Regel auf alle öffentlichen Amtsträger*Innen und Behördenvertreter*Innen. In Ausnahmefällen darf eine Bewirtung oder eine Einladung zu bestimmten Firmenevents stattfinden. Darüber hinaus achten wir entsprechend den gesetzlichen Vorschriften auf die ordnungsgemäße Verbuchung solcher Aufwendungen, z. Bsp. bei den Reisekosten. Siehe Vermeidung zur Wirtschaftskriminalität.
7.27. Geldwäsche
  • Bei der Geldwäsche handelt es sich um den Versuch, illegal erwirtschaftete Einnahmen als legale Einnahmen zu tarnen. Wir unterstützen nationalen und internationalen Bemühungen, derartige Geldwäschesysteme zu unterbinden. Deshalb achten wir darauf, nur mit solchen Kund*Innen, Lieferant*Innen und Partner*Innen Geschäftsbeziehungen zu pflegen, bei denen wir sicher sind, dass sie nicht an illegalen Geschäften beteiligt sind. Siehe Vermeidung zur Wirtschaftskriminalität.
  • „Integrität, Ehrlichkeit und Loyalität sind Werte unserer Selbstverpflichtung!“
7.28. Betrug
  • Durch das von uns angewandte Vieraugenprinzip ist die Möglichkeit einer Täuschung oder einer betrügerischen Handlung weitestgehend eingeschränkt. Unsere Mitarbeiter*Innen sind angehalten, jegliche Art von Täuschung zur Erlangung eines unrechtmäßigen persönlichen oder finanziellen Vorteils für sich oder einen Dritten zu unterlassen. Dazu zählt auch das Verbergen, das Verändern, das Verfälschen oder das Unterdrücken von Informationen. Unsere Division Manager und Mitarbeiter*innen melden jeden Fall eines Täuschungsversuches, um Nachteile für das Unternehmen, für unsere Kund*Innen und Partner*Innen zu verhindern. Siehe Vermeidung zur Wirtschaftskriminalität.

8. Verhaltenskodex für verantwortungsvolles Lobbying für Unternehmenslobbyist*Innen

  • Wichtig für die Demokratie ist ein Interessenaustausch zwischen Wirtschaft und Politik, der zur Schaffung von Rahmenbedingungen beiträgt. Interessenvertreter*Innen, seien es Privatpersonen mit Einzelinteressent*Innen, Werbeagenturen, PR-Berater*Innen, Public-Affairs-Experten*Innen, Unternehmen, Interessenverbände und gesetzliche Gremien, sind für die Verknüpfung von Wirtschaft, Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft unerlässlich. Diese wichtige und äußerst sensible Vermittlerposition zwischen Wirtschaft, Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft erfordert ein hohes Maß an persönlicher Integrität, aber auch detaillierte Transparenz zur Einhaltung fairer und demokratischer Spielregeln ist eine der Grundvoraussetzungen im Wettbewerb um die besten Ideen und Konzepte.
8.1. Allgemeine Bestimmungen
  • Dieser Verhaltenskodex beschreibt die Grundsätze und Prinzipien für die Tätigkeit von Unternehmenslobbyist*Innen der CyberTree. Alle Lobbing-Tätigkeiten von Unternehmenslobbyist*Innen der CyberTree werden stehts verantwortungsvoll ausgeübt und dürfen nicht gegen geltendes Recht verstoßen. CyberTree erfüllt die Verpflichtung gemäß §7 LobbyG mit diesem Verhaltenskodex.
8.2. Verhalten bei Lobbying-Tätigkeiten
  • Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree haben bei sämtlichen Lobbying-Tätigkeiten auf ein hohes ethisches und moralisches Verhalten zu achten, welches auf eine faire und professionelle Art und Weise zu erfolgen hat. Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree entsprechen stehts der anlassbezogenen Kleiderordnung und dem gepflegten Erscheinungsbild.
8.3. Einhaltung von Gesetzen
  • Jedwede Ausübung von Lobbying-Tätigkeiten von Unternehmenslobbyist*Innen der CyberTree hat im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere dem Lobbying- und Interessenvertretungs- Transparenz-Gesetz, zu erfolgen.
8.4. Kontaktaufnahme mit Funktionsträger*Innen
  • Organe oder Dienstnehmer*Innen der CyberTree legen beim erstmaligen Kontakt mit Funktionsträg*Innen, ihre Aufgabe, Identität sowie ihr spezifisches Anliegen gegenüber der/dem Funktionsträger*In dar.
8.5. Informationsbeschaffung
  • Bei jedweder Ausübung von Lobbying-Tätigkeiten ist es untersagt, sich auf unlautere Art und Weise Informationen zu beschaffen. Unlauterer oder unangemessener Druck auf Funktionsträger*Innen ist untersagt.
8.6. Weitergabe von Informationen
  • Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree sind verpflichtet, die ihnen zur Verfügung stehenden Informationen wahrheitsgemäß weiterzugeben. Darüber hinaus haben Unternehmenslobbyist*Innen sich über für die/den Funktionsträger*In maßgebliche Tätigkeitseinschränkungen und Unvereinbarkeits- bestimmungen, soweit diese öffentlich kundgemacht wurden, zu informieren und diese zu respektieren.
8.7. Bestechung von Funktionsträger*Innen
  • Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree ist das Gewähren bzw. in-Aussicht-Stellen von verbotenen Vorteilszuwendungen an Funktionsträger*Innen untersagt. Darüber hinaus haben Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree die Teilnahme an Aktivitäten, die auch nur den Anschein erwecken, dass diese unsauber, korrupt oder illegal sind, ist zu unterlassen.
8.8. Anti Diskriminierungsvorschriften
  • Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree sind verpflichtet den Umgang mit Funktionsträger*Innen in respektvoller Art und Weise, unter Wahrung selbstverständlicher Höflichkeits- formen und unter Achtung ihrer beruflichen und persönlichen Reputation zu leben. Darüber hinaus sind religiöse, rassistische, sexistische oder anderweitige Diskriminierungen mit allen zu Gebote stehenden Mitteln zu verhindern.
8.9. Informationsaustausch
  • Unternehmenslobbyist*Innen von CyberTree müssen ihre Lobbytätigkeit und die spezifischen Anliegen des Unternehmens umfassend offenlegen sowie wahrheitsgemäße, aktuelle und korrekte Informationen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus ist von möglicherweise irreführenden Darstellungen von Fakten Abstand zu nehmen.
8.10. Vertraulichkeit
  • Lobbying-Aktivitäten bei der Gesetzgebung müssen mit Integrität durchgeführt werden. Vertrauliche Informationen, die durch Lobbying-Aktivitäten erlangt werden, sind geheim zu halten und müssen geschützt werden. Die Informationen dürfen nicht weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet werden. Unternehmenslobbyist*Innen der CyberTree können von der Geheimhaltungspflicht durch ausdrückliche Zustimmung oder durch eine gesetzliche Offenlegungspflicht entbunden werden.
8.11. Interessenskonflikt
  • Unternehmenslobbyist*Innen der CyberTree werden jegliche Handlungen, die Funktionsträger*Innen Interessenkonflikten aussetzen, unter allen Umständen vermeiden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Gefahr besteht, dass die unparteiische Wahrnehmung der Aufgaben der/des Funktionsträger*In durch eine Handlung beeinträchtigt werden könnte.

9. Umgang mit Rechtsverletzungen & Verletzungen der Compliance Richtline

  • Wenn Verhaltensweisen unseren Compliance Richtlinien widersprechen oder mit geltendem Recht in Konflikt stehen, kann dies Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen. In besonders schwerwiegenden Fällen kann ein Verstoß zivil- bzw. strafrechtliche Folgen für die betreffende Person und das Unternehmen haben.
  • Es ist wichtig, dass Sie als unsere/unser Mitarbeiter*In den Mut aufbringen, Ihre Bedenken und Beobachtungen über mögliches Fehlverhalten anzusprechen und zu melden.
  • Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihren Vorgesetzten zu wenden, der die entsprechenden Maßnahmen ergreifen kann.
  • Sie leisten unserem Unternehmen einen wichtigen Dienst, indem Sie mutig Missstände aufzeigen, anstatt die Augen zu verschließen.
9.1. Sanktionen
  • Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik, d.h. beim Vorliegen von Verstößen gegen unsere Grundsätze werden angemessene Maßnahmen ergriffen. Dies umfasst auch Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter*Innen, die für die Nicht-Aufdeckung von ihnen bekannten Verstößen verantwortlich sind.
  • Diese Maßnahmen reichen von Dienstanweisungen bis zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen (z.B. Verwarnungen, Entlassung).

10. Überwachung und Einhaltung der Leitlinie

  • Um die kontinuierliche Qualität der Compliance-Richtlinie sicherzustellen, werden folgende IKS- Prozesskontrollen definiert.
10.1. Jährliche Überarbeitung der Leitlinie
  • Einmal pro Jahr erfolgt eine Überarbeitung und Anpassung dieser Richtlinie. Die Überarbeitung wird (auch wenn keine Änderungen durchgeführt werden) durch eine Erhöhung der Versionsnummer und entsprechendem Vermerk in der Überarbeitungsliste dokumentiert.
  • Verantwortlicher: CEO
  • Periode: jährlich – jeweils im ersten Quartal (Abschluss der Kontrolle bis Ende März)